cómo es una idea de mejora lean

Idea de Mejora lean

IDEAS DE MEJORA

Una herramienta para motivar

¿Qué es una idea de mejora?

Antes de empezar a explicar con detalle en que consiste una idea de mejora, ¿qué es una idea de mejora? Un cambio bueno, como el significado de la palabra japonesa Kaizen, “kai” cambio, y “zen” bueno.

Una idea de mejora en el sistema Lean, es una propuesta para realizar un cambio a mejor. Bien para resolver un problema aportando una solución o bien para mejorar algo ya existente.

Podemos encontrar ideas de mejora de todo tipo, cosas grandes, pequeñas, más caras, más baratas, más fáciles de hacer o más difíciles, pero todas y cada una de ellas son importantes. A veces una idea sencilla que a simple vista parece insignificante aporta una gran mejora. Por eso es necesario motivar al personal para que propongan cualquier cosa que ellos consideren, y no se dejen llevar por el miedo a decir lo que piensan y recibir una idea rechazada, ya que si esto ocurre se perderán oportunidades.

Las ideas pueden hacerse individualmente o en grupo, muchas veces al comentar un problema en grupo surgen diferentes opiniones y puntos de vistas, lo que no se le ocurre a uno se le ocurre al otro y la suma de todos hace que surja una buena propuesta. Además, que si es planteada por todo el equipo es mejor adaptarse a los cambios.

Proceso de gestión de una Idea de Mejora

El proceso de gestión de una idea de mejora (IDM) desde que se propone hasta que finalmente se realiza es muy sencillo.

Los formatos se encuentran en el tablero del equipo y serán propias del equipo donde se propongan. Se pueden escribir en cualquier momento, durante una reunión diaria, individualmente, en grupo o en la propia casa de la persona. Dentro del formato se pueden ver dos partes diferenciadas, en la primera escribirá la persona que propone la idea y en la segunda se dará respuesta a lo anterior, por parte del responsable de área.

Una vez escrita la IDM se deja en su lugar correspondiente en el tablero del equipo. A continuación, el supervisor verá la idea y la comentará con su emisor para aclarar posibles dudas y que este pueda explicarla más adelante. Las ideas de mejora se revisan en la Section Meeting semanal, es allí donde se ven y se da una respuesta. Siempre se contestan, tanto si se acepta como si se rechaza siempre se escribirá una explicación. Es importante que la persona sepa que se le escucha y siga participando activamente en el sistema.

Cuando se acepta una IDM, dará como resultado una acción a incluir en el plan de acción, asignando un responsable de realizarla o gestionarla y una fecha objetivo.

En el caso de que se rechace, está también deberá incluirse en el plan de acción indicando el motivo, para que quede registrada y luego poder hacer un recuento para futuros análisis.

Si hay problemas para cumplir el plazo asignado, este deberá retrasarse añadiendo una nueva fecha límite y explicando el motivo en el apartado de observaciones del plan de acción, para que en todo momento los miembros del equipo estén informados de su estado.

Al terminar la reunión el formato de la IDM lo colocará el supervisor en la zona del tablero donde aparecen las ideas aceptadas y rechazadas, y le explicará al emisor la acción tomada. Cuando esté realizada, esto se comunicará en la reunión semanal para poder cerrarla en el plan de acción y el supervisor colocará el formato en el apartado de IDM realizadas en el tablero.

Apartados de una Idea de Mejora

Primero se indican los campos a rellenar por la persona que propone la idea:

- Campos de Nombre, fecha y equipo. Como tenemos un formato estándar para todas las ideas, esta información sirve para identificar quién ha propuesto la idea y cuando.

- Tema. Aquí se sugiere indicar una lista de temas a elegir para que la persona indique a que ayuda su idea, ejemplos de temas son: calidad, seguridad, proceso, producto, puesto de trabajo, medio ambiente, etc. Esto también es útil para luego hacer análisis de cuáles son los temas con mayor número de ideas de mejora.

- Situación actual y situación propuesta. Es decir, la explicación de la idea. En la primera parte se indica el problema que ocurre y como consecuencia que desperdicios se causan, y en la segunda lo que proponemos para solucionarlo y qué mejoras se consiguen.

Campos a rellenar por el responsable de área.

- Fecha en la que se ve la IDM.

- Respuesta. Que puede ser aceptada, rechazada o en estudio. Se indicará en estudio aquellas ideas las cuales la respuesta dependa de una persona que no está presente en la reunión o aquellas cuya decisión sea más difícil de tomar por necesitar datos, consultas etc. Cuando se tome la decisión se marcará la respuesta final.

- Comentarios. Qué acciones se van a realizar o una explicación del rechazo de una idea.

- Responsable. El encargado de realizar la acción o asegurarse de que esta se haga.

- Plazo. Fecha máxima para realizar la acción.

- Nº de acción. Como la acción se incluirá en el Plan de acción aquí se indica su número asignado para poder acceder a ella más fácilmente cuando sea necesario.

La ideas pueden mejorarse

Una vez surgen las IDM que siempre han rondado en la cabeza es más difícil plantear otras nuevas, pero las oportunidades de mejora nos rodean y solo hay que verlas. Cuando estamos trabajando y pensamos “esto si en vez de esta forma fuera de esta otra…”, ahí tenemos una idea de mejora. Igualmente lo que se mejora hoy puede que se mejore mañana de nuevo, no hay que estancarse y pensar que ya está todo bien.

Y para terminar, decir un dato curioso, en muchas empresas las IDM son premiadas por la dirección, otorgando pequeños regalos a la mejor idea del mes, o por sorteo. Obsequios como una simple cesta de fruta, unas entradas para ir al cine, o un reconocimiento son muy importantes para la implicación y motivación de las personas.