Ciclo de reuniones Lean

Ciclo de reuniones

Ciclo de reuniones Lean

La comunicación Lean es una rueda donde la información del desperdicio gira hasta solucionarse

Este diagrama representa el ciclo de reuniones lean llamadas Meetings, y como fluye la información desde la primera reunión a la última y volviendo siempre al inicio en forma de acción de mejora.

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Así funciona el ciclo de reuniones Lean

Lo primero a tener en cuenta es identificar la estructura de la organización para organizar las diferentes reuniones Lean, que llamaremos Meetings.

Tomemos como ejemplo una empresa estándar, donde a la cabeza está la figura del Director de operaciones, debajo de él, jerárquicamente hablando, encontraríamos los responsables de área, como pueden ser Logística, Producción, Ingeniería, Mantenimiento, etc.

Sigamos con el área de producción, por ejemplo, que estaría dividida en secciones capitaneadas por un supervisor y a su vez divididas en varios Team, los equipos de mejora.

Aunque esta jerarquía es la tradicional, a la hora de establecer las reuniones lo haremos a la inversa, la primera reunión y más importante es la Team Meeting formada por los equipos de mejora de cada sección. En esta reunión se identifica el desperdicio ya que es en los procesos productivos donde está el valor son los miembros de los Team los que podrán identificar el desperdicio y notificarlo.

La información relativa a los desperdicios que surgen en la Team Meeting gracias al equipo de mejora ira subiendo a las diferentes reuniones hasta encontrar respuesta, y volviendo siempre la información al Team en forma escrita en el acta o impresa en el plan de acción informatizado que aparecerá en su tablero para que en todo momento sean conscientes del estado de la acción, de lo que se va a hacer, quien y cuándo.

Los control points son zonas donde la dirección presta especial atención por ser más delicadas, como pueden ser cuellos de botella, maquinaria más compleja, etc. Este control se realiza particularmente por la dirección.

Team Meeting

En primer lugar en la Team Meeting se reunirá el equipo para informar de los desperdicios encontrados el día anterior, comentando los problemas encontrados y posibles soluciones, a continuación cuando esta reunión ha finalizado todos vuelven a sus puestos de trabajo.

- Frecuencia: esta reunión se realizara todos los días, cada día se analizaran los resultados del día anterior.

- Participantes: el equipo de mejora o Team.

- Líder: el portavoz será quien dirija la reunión aparte de apuntar los indicadores.

- Duración: cinco minutos.

- Necesario: esta reunión se realizará frente al tablero del Team donde podrán disponer de su documentación, sus indicadores y el acta para poder notificar los desperdicios.

- Guión: lo primero que se hace antes de empezar la reunión es apuntar los indicadores para ello el portavoz irá un minuto antes de la hora prevista y escribirá los indicadores. A continuación, se reunirá el resto del equipo y juntos revisarán los datos del día anterior e informarán del desperdicio encontrado, para ello deberán responder a una pregunta. En el caso de que no se haya llegado al objetivo, ¿qué ocurrió el día de ayer que hizo que no se llegase al objetivo? y en el caso de que sí se haya alcanzado la pregunta sería, ¿qué ocurrió el día de ayer que hizo que llegásemos al objetivo? Además de esto se aprovechará este encuentro para proponer o debatir ideas de mejora.

Feedback

Tiempo después el supervisor realiza el Feedback con cada portavoz de cada Team. El supervisor llama al portavoz y juntos van al tablero donde revisan los indicadores y la información de los desperdicios junto con los problemas. Si el supervisor puede solucionar estos problemas se lo notificará por escrito en el acta y lo solucionará. En caso de que el supervisor no pueda ayudar, esta información ira a la siguiente reunión.

- Frecuencia: diaria.

- Participantes: esta reunión tendrá lugar entre el portavoz del Team y el supervisor. Será el momento en que el portavoz comunicará al supervisor los resultados obtenidos y el supervisor podrá informar a este sobre acciones o temas pendientes.

- Líder: supervisor de la sección.

- Duración: cinco minutos.

- Necesario: se realizará al igual que la Team Meeting frente al tablero y se dispondrá de los mismos indicadores y su acta.

- Guión: se revisarán los indicadores por parte del supervisor y este preguntará las dudas al portavoz quien será el encargado de notificar la información antes explicada por sus compañeros. En el espacio del acta de la reunión hay muy poco espacio por tanto la información de desperdicios se hará de forma muy concreta y detallada, por ejemplo, “máquina nº 40 avería del motor derecho”. Pero esa información no es suficiente para explicar el problema por tanto en el Feedback se aprovechará este momento para que el portavoz le explique al supervisor la información detalladamente del problema, se podrán hacer preguntas respecto al plan de acción y los talleres en curso.

Section Meeting diaria

En la Section Meeting diaria se reúnen los supervisores con el responsable de área. Se comentarán los problemas no resueltos al responsable de área, si puede solucionarlos se añadirán las respectivas acciones de mejora en el plan de acción de esta reunión y se informará al Team en su acta. En caso de que este problema no pueda solucionarse por ninguno de los presentes este problema pasará a la siguiente reunión.

- Participantes: serán los supervisores de las secciones y el responsable de área.

- Líder: será el responsable de área quien pilote la reunión.

- Duración: cinco minutos por sección, por ejemplo, si tenemos tres secciones la duración de la Section Meeting será de quince minutos.

- Necesario: indicadores de todas las secciones a modo de resumen y el plan de acción en la pizarra.

- Guión: se revisará el plan de acción para ver si las acciones están hechas y luego se repasarán y comentaran los indicadores, los supervisores comentarán estos indicadores al responsable de área.

Section Meeting semanal

A la Section Meeting semanal asisten además las funciones soporte que pueden ayudar a solucionar problemas no resueltos anteriormente. A esta reunión llegan acciones cuya duración es más larga en el tiempo por tanto deben incluirse en el plan de acción informatizado para que esta información pueda llegar al Team y sus miembros vean su seguimiento.

- Participantes: supervisores, responsable de área y funciones soporte.

- Líder: responsable de área.

- Duración: diez minutos por sesión, al igual que la diaria si por ejemplo tenemos tres secciones la duración de la Section Meeting semanal será de treinta minutos.

- Necesario: cuadro de mando, plan de acción informatizado en Excel, ideas de mejora y las actas de la sección, estas actas serán elaborados por los supervisores de área previamente con un resumen de los indicadores para mostrarlos en esta reunión.

- Guión: lo primero será revisar el plan de acción, las acciones que estén terminadas o las que estén retrasadas y se fije un nuevo plazo objetivo, a continuación se revisará el cuadro de mando con los indicadores semanales de cada sección, después cada supervisor explicará individualmente los indicadores de los Team con el resumen elaborado en su acta y por último se revisarán las nuevas ideas de mejora y se responderán.

Area Meeting diaria y semanal

Las últimas reuniones son el Area Meeting diaria y semanal donde asisten los responsables de área y el Director de Operaciones, y de igual manera se comentarán problemas no resueltos como indicadores o KPIs propios de las distintas zonas.

Diaria

- Participantes:director de operaciones y responsables de área, producción, mantenimiento, calidad, ingeniería, etc.

- Líder: director de operaciones.

- Duración: cinco minutos por área al igual que la Section Meeting.

- Necesario: los indicadores por áreas y el plan de acción en pizarra.

- Guión: se revisa el plan de acción en la pizarra y después los indicadores de cada área serán comentados por cada responsable.

Semanal

- Participantes: director de operaciones y responsables de área, y áreas soporte.

- Líder: director de operaciones.

- Duración: diez minutos por área.

- Necesario: cuadro de mando, plan de acción informatizado en Excel y estrategia de dirección.

- Guion: lo primero se revisará el plan de acción con las acciones pendientes o las que haya que retrasar, a continuación se revisará el cuadro de mando de la zona de operaciones donde todos los responsables de área tendrán sus indicadores y por último el seguimiento estratégico elaborado por la dirección a cada responsable.