Reuniones Lean efectivas + Trabajo en equipo = ´Mejora asegurada
Las
reuniones Lean
son los más valioso para conseguir la mejora en una organización, ya que en estos puntos de encuentro se reúnen personas con diferentes puntos de vista para debatir temas concretos, buscar soluciones a problemas, planificar acciones de mejora y tomar decisiones. Por eso es necesario realizar unas reuniones Lean efectivas para sacar su máximo potencial.
1. Puntualidad
Es imprescindible que
todos
acudan a la reunión
a la misma hora, para no perder tiempo en esperar a que lleguen los retardados. Si todos son puntuales la reunión tendrá más fluidez, ya que
se empieza a la vez, sin contra con los inconvenientes de volver a explicar lo hablado al último en llegar. Para marcar esta hora y que no haya ningún despistado en mirar el reloj, es muy útil en reuniones diarias y muy frecuentes, que suene un timbre para indicar a todos que es la hora de reunirse.
2. Indicadores
Si no se mide no se puede mejorar, así que para medir la mejora necesitamos
indicadores
y que estos estén presentes en las reuniones lean. Con la ayuda de los indicadores adecuados podremos ver la evolución de la mejora y tener una base fiable de la realidad.
Ante la duda entre diferentes opiniones, tenemos la objetividad de un indicador que nos muestra con datos representativos la mejora de un área concreta para poder tomar buenas decisiones y
priorizar la mejora.
3. Objetivos claros
Si hablamos de indicadores hablamos de objetivos, ya que estos marcan la
meta a la que queremos llegar
además de conocer en todo momento lo cerca que estamos de conseguirla. Estos objetivos tienen que ser
SMART
(Specific, Measurable, Attainable, Realistic/Relevant, Time) y tienen que ser conocidos por todos los asistentes, para poder proponer acciones de mejora cuando no se consigan.
A parte de los objetivos que tendrán los indicadores, cuando se hace una reunión hay que tener claro el objetivo de la misma y lo que se pretende conseguir realizándola.
4. Orden del día
Todas las reuniones Lean tiene un guion de los
puntos a tratar, por eso hay que ceñirse a hablar solamente de lo establecido. Comentar otros temas o profundizar demasiado hará que no se cumpla el guion ni el horario y se sobrepase el tiempo establecido. Así como dejar puntos sin ver de la orden del día hará que no se cumpla el objetivo de la reunión y no se avance en la mejora.
La orden del día o guion puede actualizarse, pero siempre estará presente y será compartida con anterioridad a los participantes de la reunión para que puedan prepararse los temas a tratar.
5. Controla el tiempo
Al igual que es importante ser puntual también lo es controlar el tiempo destinado a la reunión para no pasarse más de lo necesario, y así no enredarse en debates que no llevan a ningún lado y quitar tiempo de otras tareas importantes.
Es cierto que si una reunión dura 10 minutos podemos terminar a los 8 o a los 12, pero no a los 20 minutos. Para ello
nos ceñiremos al guion de la reunión que está establecido adecuándose al tiempo. Si surgen temas más complicados de tratar se hablarán en otro momento con solo los implicados, y si son recurrentes se realizará un taller de mejora.
6. Asiste preparado
Cuando se asiste a una reunión Lean ya
se saben con anterioridad los temas a tratar,
por tanto, hay que llevarlos preparados, de lo contrario estaríamos desperdiciando nuestro valioso tiempo.
Las reuniones son tiempo de analizar y tomar acción, así que si los presentes no saben de que se está hablando difícilmente podrán participar y proponer acciones, y en caso de que lo hagan será sin el conocimiento necesario por lo cual entorpecerá conseguir buenos resultados.
7. Participa
En una reunión un grupo de personas comparten opiniones e ideas y hablan de unos temas concretos, de nada serviría esto si no hay participación en el equipo. Por eso las reuniones se realizarán con
pocas personas para fomentar la participación.
En estos puntos de encuentro y de diálogo entre las personas afloran las mejores ideas y las mejores propuestas para solucionar problemas gracias a la
diversidad de opiniones y el
trabajo en equipo.
8. Plan de acción
Toda reunión tiene que terminar con un
plan de acción donde se recojan las acciones de mejora surgidas de los temas tratados. Este plan debe tener como mínimo la acción que se va a realizar, quien es el responsable de que se haga y la fecha objetivo para hacerlo. Además, es un punto clave para ver el
estado de las acciones
cuando se hace una reunión
y hacer un seguimiento.